塗料販売業
WEB受注で誤発注ゼロ・起票5分→1分
「電話とFAXの受注から抜け出せない」会社へ
電話とFAX中心の受注では、伝票起票の手間も色番号の聞き間違いも避けられません。25年分の販売データを土台に顧客向けのWEB発注アプリを作り、起票は5分から1分へ、誤発注は0件になりました。
背景
塗料は、色番号がわずかに違えば別商品です。電話の聞き取りでは、間違いを完全には防げません。受注できるのは営業時間内だけで、夜間や休日の注文はお客様を待たせていました。
導入前
起票は1枚5分。色番号の取り違えによる誤発注が、月に2〜3件出ていました。
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電話・FAXで注文を受ける
口頭と紙で注文内容を受け取る。
電話・FAX / 紙注 文
口頭の聞き取りあり
担当者：電話を聞き取りながらメモを取る
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伝票を起票する
注文内容を伝票へ書き起こす。
手書き / 紙伝 票
商品 色番号 数量 塗料A N-70 4缶 塗料B BL-12 2缶 副資材 — 1式 1枚 5分
担当者：聞き取った内容を伝票へ書き起こす
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聞き間違いによる誤発注
色番号の取り違えが起きる。
確認中 / 紙色番号の確認
N-70？ NB-70？
誤発注 月2〜3件
担当者：色番号を取引先へ電話で確認し直す
導入前の業務フロー
導入後
- 伝票起票は1枚1分になり、誤発注は0件に
- 顧客は24時間365日、自分で発注と履歴の確認が可能
- アプリ経由の注文は、1年で66件から180件へ
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顧客がアプリで発注
WEBアプリから直接注文できる。
商品 数量 塗料A N-70 4缶 塗料B BL-12 2缶 顧客：スマホやPCから直接注文する
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履歴・現場情報を自分で確認
購入履歴と現場情報を顧客が管理する。
日付 商品 色番号 08-04 塗料A N-70 07-22 塗料B BL-12 07-10 塗料A N-70 顧客：前回の色番号を履歴から選ぶ。聞き間違いが起きない
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受注データが自動で連携
起票と確認の手間をなくす。
受注 顧客 色番号 状態 08-04 A塗装 N-70 確定 08-04 B工務店 BL-12 確定 08-03 C建装 N-70 確定 システム：受注データを自動で連携（起票なし）
導入後の業務フロー